دفتر مرکزی پیمانکار درخواست خود را در ۱ نسخه با نامه به مشاور ارسال می نماید. سپس مشاور بعد گرفتن تائیدیه اولیه ( یا همان چراغ سبز معروف ) موضوع را در ۵ نسخه با نامه به کارفرما ارسال می دارد. کارفرما بعد از تائید ۲ نسخه را نزد خود (مدیر پروژه + رسیدگی) نگه داشته و ۳ نسخه را با نامه ابلاغیه به مشاور می دهد. مشاور هم ابلاغیه را در ۱ نسخه به دفتر مرکزی پیمانکار ابلاغ می نماید. ۲ نسخه نزد مشاور (نظارت عالیه و دستگاه نظارت ) باقی می ماند.

لازم به ذکر است نظارت عالیه ممکن است قیمت را بررسی کند که البته هماهنگی با مهندس ناظر کارگاه را دارد.